Frühzeitige Planung: Den Grundstein für eine reibungslose Übergabe legen 

Die Planung der Nachfolge sollte nicht erst dann beginnen, wenn sich ein Vorstandsmitglied zurückzieht. Idealerweise wird der Prozess langfristig angelegt und regelmässig auf die Traktandenliste gesetzt. In Vorstandssitzungen sollte Personalplanung ein fester Punkt sein, damit rechtzeitig Gespräche geführt und potenzielle Nachfolger identifiziert werden können.  

In einem Verein, ähnlich wie in einem Unternehmen, ist es sinnvoll, eine verantwortliche Person oder ein kleines Team für Personalangelegenheiten zu haben – eine Art «HR-Funktion» für den Verein. Diese Stelle sollte sich gezielt um den Nachfolgeprozess kümmern, um sicherzustellen, dass alle ehrenamtlichen Positionen rechtzeitig und gut besetzt werden. 

Instrumente und Orientierungshilfen: Prozessdokumentation und Beschreibungen

Für eine reibungslose Einarbeitung sind klare Orientierungshilfen unerlässlich. Dazu zählen ein Leitbild, Funktionendiagramme und Stellenprofile, die regelmässig aktualisiert werden sollten. Wiederkehrende Prozesse, wie die Durchführung von Mitgliederversammlungen, lassen sich durch Checklisten standardisieren. Eine zentrale, gut zugängliche Ablage aller dieser Dokumente – fernab von persönlichen Geräten – ist ebenfalls wichtig. Dies gewährleistet, dass alle Beteiligten stets Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben und die Weiterentwicklung der Dokumente ermöglicht wird. Hier bietet sich die Nutzung eines Cloudanbieters an, wie beispielsweise Microsoft 365, das für Sportvereine in einer kostenlosen Non-Profit-Version verfügbar ist.

Jugendliche einbeziehen: Den Nachwuchs fördern und Verantwortung übertragen 

Jugendliche stellen die Zukunft des Vereins dar. Daher sollten sie frühzeitig an die Übernahme von Verantwortung herangeführt werden. Ein Jugendvorstand oder Mentorenprogramme wie der 1418coach können helfen, junge Mitglieder gezielt in verantwortungsvolle Positionen einzubinden und entsprechend auf mögliche Aufgaben im Vereinsvorstand vorzubereiten. 

Vereine sollen den Jugendlichen aufzeigen, wie sie von der Übernahme von Verantwortung profitieren können. Wenn junge Mitglieder Aufgaben wie die Organisation von Events oder die Leitung von Projekten übernehmen, sammeln sie wertvolle Erfahrungen, die weit über den Sport hinausgehen. Diese praktischen Fähigkeiten stärken ihr Selbstbewusstsein und sind ein bedeutender Vorteil für ihre berufliche Zukunft. Der Verein sollte den Jugendlichen vermitteln, dass diese Erfahrungen ihnen bei der Lehrstellensuche oder beim Einstieg in den ersten Job nach der Lehre zugutekommen können. Fähigkeiten wie Projektmanagement, Teamarbeit und Führungsstärke, die sie im Verein entwickeln, sind oft gefragte Kompetenzen im Berufsleben. Wenn der Verein diesen Nutzen anschaulich erklärt, können die Jugendlichen besser verstehen, wie ihr Engagement im Verein ihnen langfristig helfen kann und welche wertvollen Erfahrungen sie dadurch sammeln.

Und etwas aus dem Nähkästchen geplaudert: Um den Jugendlichen diesen Vorteil noch deutlicher zu machen, arbeiten wir vom ZKS derzeit an einem Ehrenamt-Zertifikat für Jugendliche. Dieses Zertifikat soll ihnen helfen, ihre ehrenamtliche Tätigkeit für ihr Bewerbungsdossier offiziell zu dokumentieren. Gerade wenn Berufserfahrung gefragt ist oder das Bewerbungsdossier neben Schulzeugnissen eher dünn ist, kann ein solches Zertifikat wertvolle Unterstützung bieten. Es hebt die gesammelten Erfahrungen und Verantwortungsübernahmen hervor und wertet die Bewerbungsunterlagen erheblich auf. Damit möchten wir den Jugendlichen verdeutlichen, dass ihr ehrenamtliches Engagement nicht nur für den Verein, sondern auch für ihre eigene berufliche Zukunft von grosser Bedeutung ist.  

Wertschätzung und Loslassen

Langjährige Vorstandsmitglieder haben oft viel Zeit und Herzblut in den Verein investiert, was es ihnen schwer machen kann, ihre Position aufzugeben. Eine schrittweise Übergabe, bei der die neuen Vorstandsmitglieder langsam mehr Verantwortung übernehmen, ist eine bewährte Methode. Ein Vertrauen aufbauendes Mentoring zwischen dem scheidenden Vorstandsmitglied und dem Nachfolger kann helfen, den Prozess sanft zu gestalten. Der scheidende Amtsinhabende entwickelt sich dabei zu einem Mentor, der der Nachfolgerin mit Rat und Tat zur Seite steht. 

Wichtig ist auch, dass der Übergangsprozess stets wertschätzend gestaltet wird. Wer viel für den Verein geleistet hat, verdient Anerkennung und Respekt. Gleichzeitig ist es wichtig, dass der Übergang auch wirklich vollzogen wird. Der frische Wind, den neue Vorstandsmitglieder mitbringen, kann den Verein nachhaltig stärken. Deshalb sollte die Übergabe auf eine Weise gestaltet werden, die die Verdienste des bisherigen Vorstandsmitglieds würdigt, aber auch den Raum für Neues öffnet.