Was macht eine gute Veranstaltung aus? Sicher eine gute, übersichtliche Website sowie einfache, schnelle Anmeldemöglichkeiten. Noch viel wichtiger aber für die organisierenden Verbände und Vereine: Die Zuteilung von Aufgaben und Rollen im Organisationsteam und die einfache Weitergabe von Know-how. Die Winterthurer Hofmänner New Media GmbH entwickelte genau für diese Anforderungen und in Zusammenarbeit mit dem Zürcher Kantonalverband für Sport das Event-Management-Tool Evagic (Zusammensetzung aus Event und Magic). Dank dieser Kooperation profitieren die Mitglieder des ZKS von exklusiven Gutscheinen: Mit diesen steht Evagic ab Registrierung zwölf Monate kostenlos zur Verfügung, sofern die Registrierung vor dem 31. Dezember 2023 erfolgt.

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Evagic bietet vor allem für die Arbeiten des Organisationskomitees und der Ehrenamtlichen wichtige Tools und Organisationshilfen, die helfen, Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. So können frei definierbare Anmeldeformulare erstellt und Teilnehmerlisten mühelos exportiert werden. Etwas vom Wichtigsten in einer Organisation ist, dass das Know-how personenunabhängig gesichert werden kann. Mit Evagic lassen sich Rollen definieren und diesen die entsprechenden Aufgaben zuweisen. Die Aufgaben werden zu einem bestimmten Zeitpunkt vor oder während der Veranstaltung fällig. Dies gibt einen raschen Überblick, was es wo und von wem noch zu tun gibt. Wenn alle Aufgabe sauber definiert und die entsprechenden Dokumente dazu hinterlegt sind, ist es bei der nächsten Veranstaltung auch kein Problem, wenn es zu einem Personalwechsel kommt. Der Know-how-Transfer wird auf diese Weise sichergestellt.

Dank Evagic ist es auch ein Leichtes, die Finanzen im Griff zu haben. Das Tool bietet eine übersichtliche Budgetplanung, eine einfache Kostenübersicht und eine einheitliche Buchhaltung der Events. So hat man die Kosten unter Kontrolle und am Ende eine saubere Abrechnung. Dank dem eingebauten Kommunikationstool werden sofort und unkompliziert alle Teilnehmenden, alle im Organisationsteam oder auch ehemalige Teilnehmende per E-Mail erreicht. Nicht zuletzt ist Evagic das Schaufenster der Veranstaltung nach aussen: Mit dem Tool können Event-Websites erstellt und gestaltet werden. Mit Evagic ist es möglich, mehrere Events verschiedener Veranstalter zu einer Event-Serie zusammenzufassen und so einen gemeinsamen Eventkalender zu veröffentlichen.